Jak kontrolować inwentaryzację w restauracji: najważniejsze wskazówki

Aby kontrolować inwentaryzację w restauracji, barze, kawiarni lub restauracji konieczne jest ustalenie protokołu działania i przestrzeganie go. Jego zadaniem będzie pomóc Ci utrzymać wszystko w porządku, zapewniając jednocześnie odpowiedni system higieny i bezpieczeństwa.

Jeśli chcesz odkryć wszystko, co dla Ciebie przygotowaliśmy, czytaj dalej! Dowiesz się jak kontrolować stan zapasów w restauracji. Zapraszamy!

6 skutecznych wskazówek dotyczących kontroli zapasów w restauracjach

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci utrzymać kontrolę zapasów restauracji łatwe i skuteczne:

1. Utrzymuj porządek w magazynie

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to utrzymać cały swój inwentarz uporządkowany, tak, że jest to łatwiejsze dla pracowników, aby utrzymać dokładne śledzenie go. W tym celu zalecamy posiadanie mebli, które pomogą Państwu w przechowywaniu żywności i utrzymaniu jej w dobrym stanie.

Niektóre pomysły, które mogą sprawdzić się w kuchni Twojej restauracji to:

• Zainstaluj wielopoziomowe półki, aby przechowywać żywność i utrzymywać ją w dobrym stanie.
• Zainstaluj przemysłową chłodziarkę i zamrażarkę do przechowywania żywności wymagającej chłodzenia.
• Wydziel ekskluzywne miejsce na napoje, takie jak napoje bezalkoholowe, wina, likiery itp.
• Poświęć wyłączne miejsce na środki czystości, zwłaszcza, że nie powinny one znajdować się w tym samym miejscu co żywność.

2. Codziennie sprawdzaj swoje wejścia i wyjścia

Ważne jest, aby codziennie sprawdzać swoje zapasy, aby uniknąć konieczności dokonywania niezbędnych zakupów w ostatniej chwili. Należy również pamiętać, że zakupy te mogą być droższe niż zwykle. W tym przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na następujące aspekty, aby pomyślnie przeprowadzić inwentaryzację kuchni:

• Żywność łatwo psującą się należy kupować codziennie.
• Żywność niepsująca się (konserwy) powinna być kupowana co tydzień lub co miesiąc, w zależności od wielkości produkcji.

Kolejnym aspektem, o który powinieneś zadbać jest rejestracja zachowania wejść i wyjść. Wszystko po to, aby kontrolować i rejestrować bieżące pozycje i ilości, dodając zakupy i wyjścia. Korzystaj z tej formuły, aby była ona zawsze aktualna:

(Zapasy początkowe + Zakupy) – Zapasy końcowe = Zapasy używane (j.p.)

Za pomocą UI będziesz mógł zdefiniować niezbędne ilości każdej pozycji, które Twoja restauracja będzie potrzebować w ciągu tygodnia. Pomoże Ci to również zweryfikować zmiany, które powstają w trakcie funkcjonowania firmy.

3. Skorzystaj z zasady “kto pierwszy, ten lepszy” (PEPS)

Chodzi o ułożenie produktów zgodnie z ich datą ważności, tak aby zawsze mieć pod ręką te z najbliższą datą ważności. W ten sposób zoptymalizujesz ich wykorzystanie w zależności od czasu i formy.

Produkty o dłuższym terminie przydatności do spożycia można przechowywać bez obaw, natomiast te z natychmiastowym terminem przydatności do spożycia powinny być wykorzystywane w pierwszej kolejności.

4. Ograniczenie marnotrawstwa żywności

Jeśli nie wiedziałeś, że marnowanie żywności może znacząco wpłynąć na rentowność Twojej restauracji, baru lub kawiarni. Jest tak dlatego, że samo to generuje miesięczne/roczne straty pieniężne. Niektóre zalecenia, które chcemy Ci dać, aby uniknąć czynienia z tych strat są:

• Zapewnienie odpowiedniej temperatury żywności w celu zapewnienia, że jest ona utrzymywana w dobrym stanie.
• Nadążaj za datami ważności żywności, starając się używać żywności, które są najbliżej terminu ważności jako pierwsze. Jak już wyjaśniliśmy w poprzednim segmencie.
• Zatrudnij dostawców, którzy gwarantują jakość i świeżość we wszystkich towarach.
• Używaj ilości składników dostosowanych do przepisów, gdyż nadmiar powoduje niepotrzebne straty.

4. Wprowadza protokoły higieny i bezpieczeństwa

Ważne jest, aby ustanowić protokoły higieny i bezpieczeństwa, aby zapewnić, że inwentarz jest wolny od mrówek, karaluchów, gryzoni itp. W tym momencie zalecamy następujące działania:

• Unikaj gromadzenia śmieci.
• Zatrudnij firmy, które są ekspertami w fumigacji.
• Ustanowić protokół bezpieczeństwa, gdzie niewiele osób ma dostęp do inwentarza.
• Zainstalowanie kamer bezpieczeństwa w celu zapobiegania i monitorowania niewłaściwego postępowania pracowników.

5. Postaw na moduł inwentaryzacyjny

W dzisiejszych czasach wiele firm hotelarskich stawia na wykorzystanie technologii, aby być bardziej efektywnym w swoich usługach. Dlatego też zalecamy wdrożenie oprogramowania do zarządzania, aby kontrolować stan zapasów w sposób zautomatyzowany.

Dobrym narzędziem jest “Practisis”, który posiada moduł inwentaryzacji do efektywnego zarządzania zapasami restauracji. Z Practis możesz:

• Zarządzaj zapasami i kosztami dzięki szybkim i łatwym przepisom.
• Posiadanie systemów inwentaryzacji fizycznej.
• Wykonuj przelewy, wszelkiego rodzaju zlecenia zakupu, cardex i inne.

6. Wybierz harmonogram

Najlepszą rzeczą do zrobienia jest określenie czasu, aby poświęcić się temu zadaniu, które jest poza godzinami szczytu. Najlepiej przed lub po zakończeniu dnia obsługi klienta.

Ta dobra praktyka nie tylko pomoże Ci utrzymać aktualny stan zapasów, ale także pomoże Ci zachować dokładne informacje na temat wymagań w zakresie materiałów, żywności i zasobów potrzebnych do funkcjonowania restauracji. Ponadto, konieczne jest regularne wykonywanie tego procesu. Zaleca się, aby rozpoczynać go co tydzień, a następnie analizować informacje co miesiąc.

Dlaczego muszę kontrolować stan zapasów w mojej restauracji?

Dobra inwentaryzacja może zaoferować Ci wielkie korzyści w Twojej restauracji i tutaj wyszczególnimy kilka z nich:

• Pozwoli Ci to utrzymać wszystkie Twoje produkty w idealnym porządku.
• Będziesz wiedział dokładniej, jakie są preferencje Twoich gości.
• Odkryjesz, co jest dobre, a co złe w zarządzaniu zapasami.
• Będziesz mógł w porę określić, kiedy trzeba będzie ponownie zamówić towar.
• Twoi pracownicy będą mogli bez problemu wykonywać swoje obowiązki, ponieważ wszystko będą mieli zawsze pod ręką.
• Szanse na kradzież przez pracownika ze złymi nawykami są zminimalizowane.
• Wiedza o tym, gdzie wszystko się znajduje, optymalizuje czas pracy Państwa pracowników.
• Unikniesz kosztownych zakupów w ostatniej chwili.
• Będziesz w stanie lepiej zarządzać zapasami, dzięki czemu zapobiegniesz sytuacji, w której produkty w Twojej kuchennej spiżarni tracą ważność .
• Będziesz mógł dokładnie wiedzieć, które produkty spożywcze są spożywane w większych ilościach.

Inwentaryzacja baru Dlaczego jest ważna i od czego zacząć?

Jeśli Twoja restauracja posiada bar, musisz zająć się również tym obszarem. Chociaż większość uważa to za żmudną czynność, jest to konieczne do utrzymania skutecznej kontroli zapasów baru.

Celem jest utrzymanie dobrze zaopatrzonego baru, z wystarczającą ilością alkoholu, aby zaspokoić wszystkich klientów i ich gusta. Ponadto, aby wiedzieć, czy wyniki finansowe baru idą dobrze, jak duże straty są generowane w danym okresie, koszty produktów, preferencje klientów i minimalne zapasy:

• Stan magazynowy w momencie rozpoczęcia inwentaryzacji.
• Zapas na koniec miesiąca, po przeprowadzeniu inwentaryzacji.
• Zapasy w tym okresie.

Po osiągnięciu tego punktu, wdrożenie formuły używanej inwentaryzacji (Used Inventory = (Inventory początkowe + Zakupione Inventory) – Ending Inventory) i porównać go do sprzedaży, aby zobaczyć rzeczywisty zysk.

Jak zrobić inwentaryzację baru w 7 krokach

Po pierwsze, ważne jest, aby wiedzieć, jak wiele barów ma bar, pomieszczenie do przechowywania i lodówka. Należy również podać okres, w którym inwentaryzacja zostanie rozpoczęta i zamknięta:

1. Arkusze Excel. Dzisiaj jest łatwe, dostępne i skuteczne narzędzie do przeprowadzania inwentaryzacji barów, nie tylko dla Ciebie, ale dla Twoich pracowników. Uporządkuj arkusze według produktów i stref, aby ułatwić wyszukiwanie i wyjmowanie butelek w porządku alfabetycznym.
2. Zacznij od głównego paska. Policz butelki zgodnie z ich pozycją na pasku, a następnie przejdź do arkusza Excel i filtruj alfabetycznie, gdy skończysz. W tym miejscu należy uwzględnić dane dotyczące rodzaju alkoholu, marki, wielkości butelki, lokalizacji produktu (bar, sklep, lodówka).
3. Ustalić metodę liczenia. Najprostszy i najczęściej używany jest wizualny sposób powiedzieć, czy butelka jest pełna, pół pełna, 1/4 pełna, lub 3/4 pełna.
4. Powtórz ten proces dla każdego rodzaju produktu. W tym przypadku należy zastosować powyższą procedurę do wszystkich rodzajów trunków i napojów, tj. win, piw, napojów bezalkoholowych itp.
5. Zastosuj ten proces do każdej strefy: Jeśli zacząłeś od głównego paska, powinieneś teraz zastosować go do wszystkich istniejących miejsc przechowywania. Na przykład inne bary, lodówka, magazyn, przechowalnia itp.
6. Zsumuj wszystkie kwoty. Teraz musisz zsumować sumy dla każdej kategorii.
7. Powtarzaj ten proces co tydzień lub co dwa tygodnie. W ten sposób będziesz znał początkową i końcową inwentaryzację, biorąc pod uwagę, że w tym okresie będą również trunki wychodzące i nowe trunki przychodzące.

Wnioski ogólne

Bez wątpienia, środki kontroli w branży hotelarskiej stały się kluczowe dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania baru, restauracji czy kawiarni. Z tego powodu ważne jest, aby restauratorzy przywiązywali do niego należną mu wagę. Bez względu na to, jak bardzo sytuacja ekonomiczna wymaga od Ciebie biegania z jednego miejsca do drugiego, aby utrzymać rentowność restauracji, zawsze powinieneś poświęcić czas na inwentaryzację.

Nie zapomnij, aby zawsze liczyć w ten sam sposób, i zachować swoje okresy inwentaryzacji spójne (tygodniowe, dwutygodniowe, miesięczne). Należy kierować się nie tylko metodami, które pokazaliśmy w tym wpisie, ponieważ jest ich znacznie więcej. Najważniejszą rzeczą jest znalezienie odpowiedniego dla Twojego typu działalności.

Dotarliśmy do końca tego artykułu o tym, jak kontrolować zapasy w restauracji, czy te informacje były dla Ciebie przydatne? Chcemy przeczytać Cię w komentarzach!