Wskazówki dotyczące organizacji imprez gastronomicznych

Najbardziej prestiżowe firmy rozsławiają swoją markę poprzez organizacji imprez gastronomicznych. Jest to bardzo skuteczny sposób na zaprezentowanie swoich produktów, nawiązanie wartościowych relacji i rozpowszechnienie wizerunku firmy.

Należy pamiętać, że aby wydarzenie to odniosło sukces, musi pozytywnie zaskoczyć Twoich klientów. Dlatego należy świadomie zaplanować wszystkie szczegóły, aby to doświadczenie było wyjątkowe i niezapomniane.

Rozgośćcie się więc, a my podpowiemy Wam, jak skutecznie zorganizować spotkania gastronomiczne. Do dzieła!

Planowanie imprez gastronomicznych Co to jest?

Imprezy gastronomiczne to działania i wydarzenia społeczne, które oferują swoim gościom usługi gastronomiczne. Wśród nich można wymienić business lunche, cocktail party, przyjęcia i niektóre premiery produktów.

W tej kolejności pomysłów, organizacja tego typu spotkań będzie określona przez kilka czynników, takich jak temat, cel, liczba gości, między innymi. Ważne jest, aby wspomnieć, że sukces będzie zależał od umiejętności delegowania zadań. Dlatego uważamy, że niezbędne jest posiadanie zintegrowanego zespołu, który chętnie włączy się w realizację zadań.

9 skutecznych wskazówek dotyczących organizacji spotkań przy jedzeniu i piciu

Połączenie tych działań jest możliwe dzięki wysiłkowi, zasobom i dobrej organizacji. Oto 9 skutecznych wskazówek, które pozwolą Ci zorganizować niezapomniane wydarzenie związane z jedzeniem i napojami:

1. Stworzenie kompleksowej strategii i planu działania

Na początek musisz określić, jaką strategię zastosujesz do rozwoju wydarzenia gastronomicznego

W związku z tym sugerujemy, abyś spotkał się ze swoim zespołem i zastanowił się nad następującymi pytaniami:

• Jak długo będzie trwała impreza?
• Jakie komitety zostaną powołane w celu rozdzielenia obowiązków? (m.in. logistyka, budżet, protokół)
• Kto będzie głównym mówcą?
• Liczba i warunki sponsorów?
• Jaki będzie temat i treść wydarzenia?
• Jaki rodzaj usług gastronomicznych chcesz wynająć? (serwis stołowy, bufet, mieszany)?
• Jaka firma nagłośnieniowa będzie odpowiedzialna za rozrywkę?
• W jaki sposób zaprezentujesz odbiorcom swoje produkty lub marki?
• Jak będzie wyglądał program ?
• Jakim budżetem dysponujesz?

W oparciu o te informacje ustalisz ze swoim zespołem plan działania na czas reakcji. Ponadto, należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za każde zadanie, która będzie się z niego okresowo rozliczać.

2. Promuj swoje spotkania z jedzeniem i napojami do maksimum

Cel Twojego wydarzenia może być bardzo interesujący, ale musisz odpowiednio rozpowszechnić informacje, aby uzyskać pożądany efekt. Dlatego bardzo ważne jest, aby zdecydować się na najlepszy sposób komunikowania się z nim.

Możesz zacząć od spersonalizowanych zaproszeń, które wyślesz do gości drogą mailową. Należy również wykorzystać siłę mediów społecznościowych. Pobierz informacje do jak największej liczby influencerów, jak to możliwe, ponieważ mają zwolenników, którzy będą mnożyć wiadomość szybko.

Udzielaj wywiadów w przestrzeniach multimedialnych, gdzie wyjaśniasz szczegóły działania. To świetna okazja, aby wyjaśnić wątpliwości osób zainteresowanych, które się z Tobą kontaktują. Zalecamy kreatywność i wykorzystanie środków masowego przekazu do wsparcia.

3. Stwórz stronę internetową jako kanał komunikacji

Innym świetnym pomysłem jest zaprojektowanie portalu dla osób zainteresowanych uczestnictwem. Dzięki niemu masz możliwość poinformowania m.in. o celach wydarzenia, kosztach, lokalizacji i czasie trwania. Dodatkowo pozwala na projekcję wizerunku firmy oraz zdjęć z poprzednich działań.

Ważne jest, aby spróbować uzyskać wysokiej jakości stronę internetową, jak to będzie mówić o profesjonalizmie firmy. Zamieść również sekcję do rejestracji online i ustal sposób komunikacji za pośrednictwem tego medium (skrzynka pocztowa, czat, forum, itp.)

Wykorzystaj filmy wideo, aby zachęcić użytkowników do uczestnictwa, a nawet możesz umieścić linki do swoich produktów, aby zapoznać ich z nimi.

4. Zadbaj o swoich odbiorców przed, w trakcie i po wydarzeniu

Powinieneś upewnić się, że Twoi goście czują się zaopiekowani przez cały czas. W ten sposób od samego początku tworzy się klimat zaufania i lojalności. Jeśli działalność jest duża, trzeba będzie utworzyć komitet ds. relacji społecznych, aby objąć wszystkie zainteresowane strony.

Pamiętaj, że w zależności od obszaru, będziesz musiał dostosować warunki. Na przykład, grupa uczestników z sektora edukacji nie jest taka sama jak grupa uczestników z sektora zdrowia. Każdy z nich ceni sobie inne otoczenie, inne rodzaje jedzenia i napojów.

Ale niezależnie od populacji, do której należy się udać, wskazane jest, aby dać wiadomość o wyłączności, ponieważ każdy lubi czuć się wyjątkowo. Na koniec sugerujemy pozostawienie otwartego kanału komunikacyjnego, aby otrzymywać opinie i oceny od uczestników. Pomoże Ci to w poprawieniu się w przyszłych działaniach.

5. Określ miejsce, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom

To jest jeden z aspektów, nad którym warto popracować. Miejsce jest dla imprezy tym, czym płótno dla malarza. Innymi słowy, możesz mieć najbardziej obfite i najlepszej jakości zasoby, ale w złym miejscu nigdzie nie zajdziesz.

Poświęć więc czas na odwiedzenie różnych przestrzeni. Wybierz się na wycieczkę po swojej społeczności, poproś o wycenę, zapytaj o korzyści, jakie oferują. I wreszcie, podziel się tym, co znajdziesz z zespołem, aby określić, który z nich najlepiej pasuje do koncepcji.

Nie zapominajcie, że miejsce imprezy jest zmienną, która warunkuje wiele aspektów planowania. Przykładowo, firma nagłośnieniowa nie poda wyceny, dopóki nie pozna możliwości akustycznych obiektu. Postaraj się więc zdefiniować ten aspekt z dużym wyprzedzeniem.

6. Zatrudnij wysokiej klasy firmę cateringową

Dochodzimy do podstawowego aspektu naszego wpisu, gdyż nie ma imprez gastronomicznych bez jedzenia i picia. W tym sensie, nasza sugestia jest wynająć usługę z udokumentowanym doświadczeniem w tego typu działaniach.

Z drugiej strony, uważamy, że powinieneś organizować regularne spotkania, aby określić, jak chcesz, aby serwis był świadczony. Pamiętaj, że to Ty wyznaczasz cele imprezy, ale nie zamykaj się na sugestie. Z pewnością mogą Ci pomóc, dzieląc się swoimi doświadczeniami z podobnych wydarzeń.

Nie zapomnij o szczegółach logistycznych i potraktuj to jak najbardziej formalnie. Wszystkie aspekty związane z terminami dostaw, ilością żywności, rozładunkiem, itp. powinny być zapisane na piśmie.

7. Podkreślaj dobrą prezentację potraw

W imprezach gastronomicznych jedzenie i napoje są głównymi bohaterami. Towarzyszą one wiadomości, którą chcesz przekazać i pomagają uczynić doświadczenie przyjemnym i znaczącym. Dlatego należy dążyć do tego, aby zaprezentować jedzenie w jak najlepszy sposób.

W związku z tym należy zastanowić się nad najlepszymi sposobami wywarcia pozytywnego wrażenia na klientach. Nie dopuść do tego, aby przetwory wyglądały nudno, dodaj potrawom smaku i koloru.

Ponadto, należy zharmonizować powyższe z wystrojem pomieszczenia. Postaraj się dopasować stoły, krzesła i naczynia do motywu przewodniego imprezy gastronomicznej. Nie wahaj się skonsultować ze swoim zespołem (lub komitetem ds. atmosfery) ich opinii na ten temat.

8. Urozmaicone menu

Najpierw należy dowiedzieć się, jakie są nawyki i ograniczenia żywieniowe uczestników. Po uzyskaniu tych informacji, pomyśl o ułożeniu menu, które ma potencjał, aby zadowolić jak najwięcej osób.

Należy pamiętać, że gusta różnią się znacznie w zależności od k najpy. Dlatego zalecamy wybór co najmniej 2 opcji dania głównego i 2 opcji deseru. Pomyśl również o przekąskach, baterii przypraw, gorących i zimnych napojach.

Wśród pokarmów, które możesz włączyć, proponujemy:

• Można zacząć od przystawek. Najczęściej wykorzystywane w tego typu działaniach są kanapki, kanapeczki i ciastka.
• Jako dania główne pomyśl o takich produktach jak walencka paella, makarony, różne mięsa, sałatki i zupy.
• Do deserów można dodać kremy, ciasta, lody, gofry, ślimaki i różne ciasteczka.

Jeśli chodzi o napoje, również podsuwamy kilka pomysłów:

• Koktajle takie jak mojito, piña colada, poncz rumowy, margarita i różne wina.
• Duża ilość wody mineralnej, napojów bezalkoholowych, różnych soków owocowych.
• Gorące napoje takie jak kawa, herbata i napary.

9. Pamiętaj, aby nadać działaniom charakter ekologiczny

Na koniec chcielibyśmy zaproponować koncepcję, która stała się bardzo popularna w ostatnich latach. Z każdym dniem przybywa firm hotelarskich, które pogłębiają świadomość ekologiczną poprzez racjonalne wykorzystanie zasobów.

Dlatego zalecamy używanie jednorazowej zastawy stołowej do podawania i przenoszenia produktów. Elementy te nie wpływają na smak żywności i ulegają rozkładowi bez ingerencji człowieka. I co ważne, mogą być one dostosowane do wizerunku firmy i wzbogacić koncepcję wydarzenia.

Na tym kończymy artykuł o tym, jak organizować imprezy gastronomiczne. Od tego momentu do Ciebie należy wykorzystanie zdobytej wiedzy w praktyce, aby zrobić wrażenie na swoich klientach i gościach.

Nie zapomnij, że w naszym sklepie internetowym znajdziesz najlepsze produkty dla swoich imprez gastronomicznych.