Jak prowadzić księgowość restauracji w Excelu

W obliczu konieczności zarządzania naszymi firmami, zawsze szukamy metod i wskazówek, które ułatwią nam życie. Na przykład: Jak prowadzić księgowość restauracji w Excelu.

Excel, czy jakikolwiek inny arkusz kalkulacyjny, może wydawać się nieco onieśmielający, szczególnie dla tych z nas, którzy nie są przyzwyczajeni do korzystania z niego na co dzień.

Odkrycie jego potencjału wymagajednak odrobiny praktyki i wysiłku.

Co dzięki temu zyskasz? Posiadanie jednego z najlepszych narzędzi do zarządzania restauracją i śledzenia różnych aspektów, bez komplikacji i w sposób scentralizowany.

Czytaj dalej i dowiedz się, jak zarządzać rachunkowością restauracji w Excelu, zarządzać zapasami i zarządzać firmą jak profesjonalista.

Klucze do prowadzenia księgowości restauracji w Excelu

Jest kilka rozwiązań, które możemy podjąć, poza księgowością.

Na przykład, możesz kontrolować swoje zapasy, co pomoże Ci utrzymać zapasy na wymaganym poziomie i dokonać niezbędnej rotacji każdego składnika, zapewniając, że każde danie jest przygotowywane z tego, co najlepsze masz w swojej restauracji.

Nie możesz znaleźć przycisku start?

Nie martw się, spójrzmy na klucze, które musisz mieć bardzo jasne, zanim włączysz swój komputer i klikniesz ikonę Excela.

Klucz 1: Wyjaśnić teraźniejszość

Przed wypełnieniem pierwszej komórki Excela, zalecamy zdefiniować swoją teraźniejszość, czyli zebrać i mieć pod ręką wszystkie dane, które będą wykorzystywane w procesie zarządzania restauracją.

Jakie to są dane? Oto niektóre z nich:

• Obecni dostawcy
• Inwestycje w surowce
• Budżet wydatków
• Lista płac pracowników
• W przypadku korzystania z nich, prowizje i systemy płatności
• Budżet na usługi stałe i zmienne
• Rezerwa na niespodziewane wydatki
• Skumulowane długi i prognozy kosztów

Mając te dane jasne i pod ręką, zaczniesz myśleć o tym, jak zrobić księgowość restauracji w Excelu.

Klucz 2: Codzienne monitorowanie

Jeśli jesteś na drodze do nauki, jak zrobić rachunkowości restauracji w programie Excel, pierwszą rzeczą, którą musisz być jasne, jest to, że trzeba śledzić swój dzień na dzień.

Oznacza to, że musisz szczegółowo śledzić wszystko, co wpływa i wypływa z Twojej kasy.

Każde wejście i wyjście powinno mieć swój powód. W ten sposób uzyskasz informacje, których potrzebujesz, aby zidentyfikować możliwości poprawy i rozwoju.

Klucz 3: Lista płac? Poproszę o jeden dzień!

Prognozowanie wydatków powinno uwzględniać każdy stały i zmiennywydatek Twojej restauracji.

Jedną z najważniejszych jest płaca.

Właściwym sposobem zarządzania listą płac jest identyfikacja każdego pracownika, określenie wynagrodzenia, jakie należy mu wypłacić, systemu prowizji lub zmiennych płatności.

Ponadto, idealnie jest znać datę wejścia, stanowisko i funkcje każdej z osób, które są częścią Twojej restauracji.

Nie czekaj na termin płatności, aby przetworzyć listę płac, powinieneś zrobić to z wyprzedzeniem, aby wiedzieć – tak szybko jak to możliwe – czy musisz podjąć jakieś specjalne działania.

Klucz 4: Godziny księgowania

Najgorszym błędem, jaki możesz popełnić, jest pozwolenie na spiętrzenie pracy.

Wyznacz dzień, w którym będziesz prowadził księgowość. Staraj się trzymać tego harmonogramu i aktualizuj wszystkie informacje.

Ponadto, podczas tego dnia księgowego, można zorganizować i zaplanować płatności dla dostawców, usług i płac, między innymi, mając wszystko z wyprzedzeniem, aby uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili.

Klucz 5: Najlepsze są faktury w formie cyfrowej

Faktury dla restauracji może być miriady, tygodniowe, dwutygodniowe, miesięcznedostawców płatności, media, naprawy, usługi, wszystko musi być na bieżąco i zorganizowane.

Ideałem jest digitalizacja faktur, przechowywanie ich w systemie, który daje możliwość analizowania zmian i wykorzystania ich jako danych dla przyszłych sezonów.

Pamiętaj, że kilka centów więcej na składniku, którego używasz na co dzień, znaczy więcej niż myślisz. Czy nie byłoby miło mieć rezerwę na te sezonowe podwyżki?

Zdigitalizuj swoje rachunki, a będziesz miał to, czego potrzebujesz, aby zobaczyć przyszłość, patrząc wstecz.

Rodzaje Excela, które musisz znać

Dzięki tym pięciu kluczom, jesteśmy pewni, że będziesz miał w zasięgu ręki wszystkie informacje, których potrzebujesz, aby prowadzić księgowość restauracji w Excelu.

Teraz nadszedł czas, aby dowiedzieć się, co można zrobić w programie Excel.

Excel do analizy dań

Studiowanie sprzedaży dań, które masz w swoim menu jest zdrowe dla Twojej restauracji, w ten sposób będziesz wiedział, jakich składników potrzebujesz i ile każdy z nich kosztuje.

Co powinien zawierać ten Excel?

Dane takie jak nazwa dania, koszt przygotowania, potrzebne składniki, cena sprzedaży, liczba sprzedanych dań i marża zysku, jaką osiągasz na każdym daniu.

Aby poznać popularność dań z menu, warto również ustawić kolumnę, która pokazuje procent sprzedaży danego dania w stosunku do wszystkich dań sprzedanych w analizowanym okresie.

Excel składników

Składniki, których używasz w swojej restauracji są – co oczywiste – jednym ze zmiennych wydatków Twojej restauracji.

Jednak, wierzcie lub nie, ale rzadko można znaleźć aktualne dane dotyczące tych wydatków w kuchni restauracji.

Więc, nie podążaj za tą tradycją i śledź każdy pojedynczy składnik, którego używasz w swojej restauracji, miesięczne wydatki, częstotliwość zakupów i dostawcę tego samego.

Mając taki zapis, łatwiej będzie podjąć decyzję, kiedy i o ile należy podnieść cenę danej potrawy w menu,

Lista płac Excel

Jak powiedzieliśmy wcześniej, trzeba śledzić listy płac, a co jest lepsze niż Excel, aby to zrobić?

Upewnij się, że masz komórki z danymi takimi jak imię i nazwisko pracownika, stanowisko, stała pensja, zmienna pensja, prowizje lub jakakolwiek inna koncepcja płatności, którą musisz uhonorować każdą osobę.

Na osobnym arkuszu, idealnie jest mieć prognozę wzrostu osobowości, który będzie potrzebny w zależności od specjalnych okresów w roku, na przykład: lato, Boże Narodzenie, wakacje i każdy inny sezon, który zidentyfikowałeś jako duży napływ.

Excel sosów i przetworów

Do przygotowania Państwa dań potrzebne są bazy, sosy i niektóre pre-preparaty, których koszty nie są wliczone w Excelu dań.

W tym przypadku musisz mieć miejsce na obliczenie kosztów tych preparatów.

W tym Excelu musisz podać składnik, rodzinę żywności, do której należy, ilość spożytego produktu, potrawy, do których jest przeznaczony, koszty przygotowania i przygotowaną ilość: litry, kilogramy, itp.

Excel dla materiałów eksploatacyjnych

Materiały eksploatacyjne w Twojej restauracji również wymagają specjalnego Excela i powinieneś go zrobić, aby mieć wszystko pod kontrolą.

Co to są te materiały eksploatacyjne? Serwetki, środki czystości, obrusy, pojemniki na wynos, torby, uniformy, wszystko, co jest zużywane w Twojej restauracji, aby utrzymać jej sprawne funkcjonowanie.

W tym Excelu powinieneś zawrzeć rodzaj produktów, częstotliwość użytkowania, ilość do kupienia, częstotliwość zakupu, koszty, dostawcę i produkty, które mogłyby służyć jako substytuty.

Ważne jest, aby podać dane zaufanego dostawcy dla każdego z materiałów eksploatacyjnych.

Z tym Excelem jesteśmy pewni, że prowadzenie księgowości Twojej restauracji oraz kontrola nad przychodami i wydatkami Twojego biznesu będzie bardzo prosta.

Na koniec, jeśli szukasz dostawcy, zapraszamy do naszego sklepu internetowego: Monouso, gdzie znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz do prowadzenia swojej restauracji.